スマホとPC両対応のホームページ作成、ご予約フォームの作成、
メルマガ配信、顧客管理機能までがまるっと一つになったリウムスマイル!

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  1. 予約管理システムとしての使い方

予約管理システムとしての使い方

リウムスマイル!では予約フォームから予約を受け付け、お店側で空き状況を確認してお客様へ確定メールを送信するといった流れの予約管理が簡単に行えます。

 

予約管理の大まかな流れは下のようになります。

 1.[お客様] 「ご予約フォーム」の入力送信。

 2.[お客様] ご本人確認メールがお客様へ自動送信されます。

※このように一旦お客様へ確認の通知が送信され、確認用のURLをクリックされてから本登録とする方式をダブルオプトイン方式といいます。

 
 3.[お客様] 2のメールに添付されたご本人確認URLがクリックされると、自動的に予約データの状態が「保留」から「未処理」に変わります。 
 4.[お店側] 予約の空き状況を確認して、お客様へご予約確定メールを送信し、予約データの状態を「処理済み」に更新します。 

ご予約フォームを作成する

まずはご予約フォームを作成します。以下に一般的でシンプルなご予約フォームの作成例を示しますが、お店に合わせてカスタマイズすることも簡単にできます。

また、お手本からホームページをセットアップされた方は、業種毎のご予約フォームのひな形が用意されている場合があります。そのご予約フォームをお店に合わせて調整してお使いください。

 

リウム管理画面上部タブ「ホームページ」-「WEBフォーム一覧」の順にクリック

 

1.新規にご予約フォームを作成する場合は、「新規WEBフォーム作成」をクリック

 または

2.ひな形のご予約フォームが用意されている場合は、「ご予約フォーム」のタイトルをクリック



STEP1基本設定

1.WEBフォーム種別「ご予約フォームタイプ(一般向け)」を選択してください。

2.WEBフォームタイトルを設定してください。

3.WEBフォームの説明を設定。ホームページの予約フォーム上に表示されますので、ご予約の流れの説明や、注意事項などを記載しましょう。

4.WEBフォームへの誘導コピーを設定してください。設定するとホームページ上に表示されます。

5.すべて設定を終えたら、画面下部の「保存してSTEP2へ」をクリックして、次のステップへ進んでください。

 


STEP2設問設定

ご予約フォームでお客様に入力していただく設問項目を設定します。

予めひな形が設定されていますので、このままでよろしければ「STEP3 自動返信メール設定へ」をクリックして次へ進みます。

既存の設問項目を編集する場合は鉛筆アイコンをクリック、新たに設問項目を追加する場合は[+]アイコンをクリックして、お店に合わせてカスタマイズしてください。

濃いグレーなどで表されている「ご予約確定日時」は、管理者用項目(非表示)で設定された項目で、リウムスマイル!管理画面上でのみ表示され、ホームページ上のWEBフォームには表示されません。


STEP3 受付後自動返信メール設定

お客様から予約フォームの送信を受け付けた際に、自動的に返信するメール内容の設定を行います。

通常は予めひな形に用意されているような、仮予約を承りましたのメッセージと、ご本人確認ページクリックへの誘導文を設定してください。

1.「受付後自動返信メールを送りますか?」欄を「送信する」に設定してください。

2.「受付後自動返信メール件名」を設定してください。お客様の他のメールに紛れてしまわないように、店名などを含めると良いでしょう。

3.「受付後自動返信メール本文」を設定してください。仮予約を承りましたのメッセージと、ご本人確認ページクリックへの誘導文を記載しましょう。※ご本人確認とは?

4.すべて設定を終えたら、画面下部の「保存してSTEP4へ」をクリックして、次のステップへ進んでください。



STEP4 受付後設定

お客様から予約フォームの送信を受け付けた後に、画面に表示するメッセージを設定します。

1.ご予約フォーム受付直後に画面に表示されるメッセージを設定します。

2.お客様からご予約フォームへ送信があった際に、それを通知するメールアドレスを設定します。ここに携帯のメールアドレスなどを設定しておくと、予約があった時点でリアルタイムに通知を受け取れるので便利です。必要ない場合は空欄のままにしておいてください。

3.前述の「STEP3 受付後自動返信メール設定」で設定したメールをお客様が受信され、ご本人確認URLをクリックされた時に表示するメッセージタイトルを設定します。

4.3と同じタイミングで表示されるメッセージ本文を設定します。

5.4と同じタイミングですが、すでに顧客名簿に存在するemailアドレスからの送信であった場合に表示するメッセージを設定します。2回目以降のご利用という事になりますので、「いつもありがとうございます」などとメッセージを変えると良いでしょう。

6.すべて設定を終えたら、画面下部の「保存してSTEP5へ」をクリックして、次のステップへ進んでください。

STEP5 機能設定

1.「WEBフォーム公開設定」を「公開」に設定します。(公開にするとホームページに公開されます)

2.すべての設定を終えたら、「登録完了する」をクリックしてください。



ご予約フォームからご予約の流れをテストする

ここまででご予約フォームがホームページ上に表示されてます。

リウムスマイル!管理画面上部の「ホームページタブ」-画面右上の「PCサイト公開ページ」をクリックして、ホームページを確認してみましょう。


[お客様] 「ご予約フォーム」の入力送信。

上図のように「ご予約フォーム」が表示されますのでクリックして、お客様になりきって冒頭に記した流れ通りにテストしてみましょう。

 

フォームから送信すると、リウムスマイル!のメイン画面の今日のカレンダー上に、予約データ(状態=保留)が表示されます。

 


[お客様] ご本人確認メールがお客様へ自動送信されます。

次に、ご予約フォームに入力したメールアドレス宛てに、ご本人確認用メールが届いているはずですので、そのメールを確認してご本人確認URLをクリックしてください。

 


[お客様] 2のメールに添付されたご本人確認URLがクリックされると、自動的に予約データの状態が「保留」から「未処理」に変わります。

すると、リウムスマイル!のメイン画面カレンダー上の予約データは、次のように「状態=未処理」に表示が切り替わります。

 


[お店側] 予約の空き状況を確認して、お客様へご予約確定メールを送信し、予約データの状態を「処理済み」に更新します。

次にこの未処理状態の予約データを、空き状況を確認して確定日をお客様に通知し、「状態=処理済み」に変更します。

カレンダー上の「ご予約フォーム」のデータをクリックしてください。

1.ご予約フォームに入力されたデータが表示されますので、下部の「詳細」をクリックしてください。

 

ご予約フォームの内容が表示されますので、ご予約確定日を設定して、メールでお知らせします。

1.まず空き状況を確認する為にカレンダー表示ボタンをクリックしてください。ご予約の希望日と空き状況を合わせて確認し、確定日とする日付をクリックしてください。ご予約確定日項目に日付が挿入されます。

2.ご予約確定時刻を設定してください。

3.「ご予約確定日時をメールで返信」をクリックして、確定した日時をお客様宛てにメールでお知らせしましょう。

4.ご予約確定日時をお知らせするメール文章を設定してください。

5.「確認」を押して、メール送信へ進んでください

6.お客様へ送信するメールの内容を確認して、よろしければ「送信」をクリックしてください。ご予約確定メールが送信されます。

7.ご予約データの状態を「処理済み」に設定してください。

8.画面下部の「保存」をクリックしてください。



 

メインカレンダー画面に戻ると、予約データの表示が以下のように更新されます。

1.元のご予約データの状態が、「処理済み」マークに変わります。

2.送信したご予約確定メールが表示されます。

3.ご予約確定日上に、赤い波線で囲われて予約データが表示されます。



お客様を軸にしたコンタクト履歴の確認

本ページで説明した予約管理などのお客様とのやり取りは、お客様を軸として時系列に一望することができます。

例えば、このページの説明例の「山田」様のコンタクト履歴を確認する手順は次のようになります。

1.メインカレンダー画面右上部の「顧客検索」欄の名前に「山田」と入力してください。

2.「検索する」をクリックしてください。



1.顧客名簿から「山田」さんが絞り込まれますので、編集ボタン(鉛筆ボタン)をクリックしてください。

 

山田さんの顧客名簿情報と共に、これまでの過去の山田さんとのやり取りが時系列で表示されます。

やり取りは、例えば電話応対の内容や施術記録なども記録したものはすべて、ここに時系列に表示されます。