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  1. 体験教室、セミナー、研修などの不定期に企画、開催するイベントの管理方法

体験教室、セミナー、研修などの不定期に企画、開催するイベントの管理方法

2017/03/21

不定期に企画、開催する様々なイベントの申し込みフォームの作成や、告知ページの作成、メルマガでの招待送付や、参加の受付管理、メールでのフォローまで、リウムスマイル!に備わっている機能を活用することで、イベント管理が簡単に行えます。

 

ここでは右図のような架空のヨガイベント開催を例に、イベントの開催管理を行う手順などをご紹介します。

 

■イベントの作成

■予約された方への対応

■お電話などで直接参加を承った方の予約登録

■ブログ、フェイスブックでもイベントを告知する

■メルマガ読者に向けて、メルマガでもイベントのお知らせを送る

イベントの作成

下記の手順で、ご予約フォームに連動したイベントの告知ページが簡単に作成できます。

1.リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部緑色の「予約管理」タブをクリック

2.カレンダー中のイベント開催予定日の[+]ボタンをクリック

 

「イベント作成」ボタンをクリック


イベント予約フォームが存在しない場合

 

通常、デフォルトの状態でイベントご予約フォームは用意されていますが、すでに削除されて存在しない場合は上記のような表示になります。その場合「WEBフォーム作成」ボタンをクリックして、まずイベントご予約受付フォームを作成してください。



1.日付:イベントの日時を設定します。

2.受付期間:イベント予約の受付期間を設定します。「終了まで」にするとイベント開催終了時まで参加受付可能になり、「1日前まで」とすると、開催日前日に予約受付が締め切られます。

3.ラベルカラー:カレンダーに表示されるタイトルラベルの色を設定します。

4.予約フォームの選択:イベント告知ページの予約申し込みボタンがクリックされた際に表示する予約フォームを選択します。

5.予約上限:予約を受け付ける参加上限数を設定します。デフォルトでは予約者がここで設定した上限数の50%に達した際に、予約残マークが△に変わります。割合が右のバーをドラッグして調整することができます。

6.タイトル:イベントのタイトルを設定します。

7.概要:イベントの概要を設定します。どのような人向けのどのようなイベントなのかをなるべく簡潔にまとめると良いでしょう。

8.詳細:イベントの詳細を設定します。参加費用や開催場所へのアクセス、当日の持ち物や注意事項など、なるべく詳細に記しましょう。

9.画像:イベントのキャッチ画像を設定します。実際に開催した際の写真や、それに近いイメージ写真などがあれば設定すると良いでしょう。

10.保存:すべての設定を終えたら、「保存」をクリックします。

 

以上でホームページにイベント告知ページへのリンクが下記例のように表示されているかと思います。

作成したイベント「親子で行うベビーヨガ」リンクをクリックすると、イベント告知ページに遷移します。

イベント一覧の表示位置や体裁は設定によって異なります。プレビュー画面の表示項目の設定から自由にカスタマイズすることが可能です。

こちらの申し込みボタンが押されると、ご予約お申込みフォームへ遷移します。


ご予約フォームから申し込みがあると、予約された方には予約内容確認の自動返信メールが送信されます。また、予め設定しておくと、管理者宛てに予約があったことを伝える通知メールが送られます。

それぞれの設定は、

1.管理画面上部緑色の「予約管理」タブをクリック

2.「ご予約フォームに関する操作」タブをクリック

3.予約があった際に通知を受け取りたい場合は、管理者のメールアドレスをここに設定して「鍵」ボタンをクリック

4.予約された方に自動的に返信される内容確認メールの文章などを修正したい場合は、この鉛筆ボタンをクリック

 

予約された方への対応

イベントへ参加予約された方は、「予約管理」タブのカレンダーに表示されます。

イベントに参加予約された方は、カレンダー中のそのイベントデータの下に表示されます。この参加予定の方の欄をクリックすると、予約データ画面が表示されます。

 

 

1.確定のお知らせや連絡事項などあれば、メールや電話で予約された方に連絡をします。メールの場合は「メールで返信」ボタンをクリックして返信できます。

2.対応が完了したら状態を「未処理」から「処理済」に変更しておきます。連絡がつかなかったり、再度対応が必要な場合などは、それがわかる状態に変更しておくと対応漏れがなくなります。

3.状態を変更したら、「保存」をクリックします。

 

予約データの状態を変更すると、予約管理タブカレンダー画面などの状態マークが右図のように変化します。




お電話などで直接参加を承った方の予約登録

お電話やLINEなど、ホームページ以外から参加を承った場合に、管理画面から予約登録することができます。

予約管理タブ画面のカレンダー中の、予約者登録を追加したいイベント欄の人マークをクリックします。

 

ご予約者データの入力画面が表示されますので、お名前やメールアドレスなどを入力して、状態を「処理済」にし、画面最下部の「保存」をクリックすると追加されます。

メールアドレスなど、予約フォームで必須項目に設定しているデータが不明な場合、画面下部の「必須入力チェックをせずに保存」にチェックを付けると、必須項目未入力のままで保存することができます。

登録した予約情報のお客様が顧客名簿に登録されていない場合、次のようなメッセージが表示されます。

ここで、「OK」をクリックすると、続けて顧客名簿の登録画面に遷移します。顧客名簿への登録は任意ですが、登録しておくと今後ホームページやメールでお問合せがあった場合に、自動的に顧客名簿に紐づけられ、そのお客様とのやりとりか時系列で一望できるようになるので便利です。

顧客名簿情報を入力して、画面下部の「保存」をクリックすると、先に登録した予約データが顧客名簿に自動的に紐づけられます。

以上で、予約管理タブ画面に戻ると、イベントデータの下に追加した予約者が右図のように表示されます。


ブログ、フェイスブックでもイベントを告知する

ブログやフェイスブック、ツイッターなどをお使いの場合、それらでもイベントの案内を出して告知ページへ誘導しましょう。

誘導するイベント告知ページのURL(アドレス)は、ホームページからイベントリンクをクリックしてイベント告知ページに移動し

ブラウザ最上部のURL(アドレス)欄に表示されているものをコピーして使います。

ブログやフェイスブック、ツイッターに概要とともに、このURLをリンクしてイベント告知ページへ誘導しましょう。

また、チラシなど作成する場合も同様に、このURL(アドレス)を表記しておくと良いでしょう。


メルマガ読者に向けて、メルマガでもイベントのお知らせを送る

メルマガ会員がいらっしゃれば、メルマガでもイベントのご案内を送ると良いでしょう。

メルマガ会員名簿をリウムスマイル!で管理している場合、以下の手順で簡単にイベント案内をメルマガで送ることができます。

1.リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部ブルーの「メール」タブ - 「メルマガ」 - 「メルマガ作成」の

順にクリックします。

 

1.メルマガの件名を入力します。

2.メルマガの本文を入力します。

3.イベント告知ページのURLを本文に付加します。(前述のURLをそのまま貼り付けてください)
また、イベント告知ページへのリンクを簡単に挿入する機能もございます。上記(3)の「カレンダー一覧から選択してリンク挿入」ボタンをクリックします。

1.「イベントデータ一覧」ボタンをクリックします。

 

1.リンク挿入したいイベントをクリックします。

 

 

すると、メール本文にイベント告知ページへのリンクタグが挿入されます。

この[#CALENDARDATA_XXXX 〜 #]までのタグが、実際に配信されたメルマガでは、イベント告知ページへのリンクに置き換わります。