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ビジネスメールマナー「返信時の引用のルール」

2015/08/11 ビジネスメールマナー「返信時の引用のルール」

お仕事でメールを使っていますか?電話やSNSも便利ですが、まだまだメールの使用頻度は高いと思います。

 

そんなビジネスメールにも、いくつかマナーと呼ばれるものが存在します。

インターネットで「ビジネスメール マナー」などと検索すると、沢山出てくるでしょう。

ただ、実際にはこの検索して出てくるもののほとんどは、技術の進歩で変わってしまっていたり、単なるローカルルールだったりします。

 

しかし、そんなビジネスメールのマナーの中でも、これは知っておいた方が良いという、一般化しているルールがあります。
それは、メールの返事を書く際に、元の相手の方のメッセージを引用するというものです。

 

かなり基本的なことですのでご存じの方も多いと思いますが、会社員を経ずに起業された方などで、いわゆる新入社員研修などで教わらないまま現在に至っている方や、LINEなどの最近の対話形式のやり取りからメールを使い始めた方などは、このビジネスメールの引用のルールについてご存じない方もいらっしゃるかと思います。

 

今回は、メールの返信の際に、より見やすく伝わりやすくなる、引用のルールについてご説明します。


ビジネスメールの返信で、特に多いのは、質問や確認に対する返答です。


【相手方】

A案とB案のどちらがよろしいでしょうか?

よろしくご検討ください。

というメールに対して、返信する際に、


【返信】

B案でお願いします。

とだけ書くよりも、

 


【返信】

>A案とB案のどちらがよろしいでしょうか?

>よろしくご検討ください。

 

B案でお願いします。

のように、相手の方の質問文の行頭に

>

という引用を表すマークを付けて、その下に回答を書くようにすると、何に対する返答かがわかり、メールが見やすくなります。

 

まれに、引用マークを付けずに、そのまま元の文章を残して、自分の回答を混ぜる方がいらっしゃいますが、どちらが書いた文なのかわかりづらくなりますので、必ず元の方の文章には行頭に引用マークを付けるようにしましょう。

 

 

また、次の例のように、一つのメールに回答すべき質問が複数存在する場合は、

【相手方】

A案とB案のどちらがよろしいでしょうか?

よろしくご検討ください。

 

また、次回お打合せの日ですが、9日の14時でいかがでしょうか?



【返信】

>A案とB案のどちらがよろしいでしょうか?

>よろしくご検討ください。

 

B案でお願いします。



>また、次回お打合せの日ですが、9日の14時でいかがでしょうか?

 

承知いたしました。9日の14時にお待ちしております。

 

のように、

 

質問文の引用

回答

 

のセットを繰り返します。

 

以上、本当に簡単で基本的なことですが、「知らなかった!」、「そういう意味だったのね!」という方がいらっしゃれば幸いです。


written by リウムスマイル!開発&サポート担当 藤田