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  1. イベント・ワークショップ・セミナー受付フォーム作成方法

イベント・ワークショップ・セミナー受付フォーム作成方法

例えば毎月行っているけど日にちや曜日はその月によってバラバラといったワークショップやセミナーなど、不定期に開催するイベントの予約受け付けフォームを簡単に作成できます。

予約受け付けは勿論、開催日前に自動でお知らせメールを送信したりもできます。また、自動的にデータベース化されますので、その後のフォローまで一元管理できます。



予約受付WEBフォームを作成する

まずはイベント予約を受け付けるWEBフォームを作成します。

  1. リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部オレンジ色の「ホームページ」タブ - 「WEBフォーム一覧」の順にクリックします。
  2. 新規作成の場合は「+」ボタンをクリックして新規WEBフォーム作成を、既存の予約フォームを使う場合は、WEBフォーム欄の鉛筆アイコンをクリックします。

STEP1 基本設定

  1. WEBフォーム種別を「ご予約フォームタイプ(一般向け)」に設定します。
  2. WEBフォームタイトルに、イベントの名前を入力します。
  3. WEBフォーム説明にイベントの説明を入力します。(ここで入力した説明がご予約フォームに表示されます)
  4. すべて入力を終えたら「保存してSTEP2へ」をクリックします。


STEP2 設問設定

STEP2の設問設定画面に遷移したら、予約フォームに必要と思われる設問項目が予めセットされています。

基本的な予約受付フォームとしてお客様からご希望の予約日時を伺うようになっていますが、今回は開催日が決まっているイベントの予約フォームですので、これらの設問項目を削除します。

 

【設問項目の削除】

  1. ご予約確定日時、ご予約第一希望日時、ご予約第二希望日時欄にチェックを付けます。
  2. 「チェックをつけた設問を削除」をクリックします。

【設問項目の追加】

次に「+」新規設問項目作成 をクリックして、イベント開催日用の日付タイプの設問項目を追加します。

  1. 「設問タイプ」を「日付」タイプに設定します。
  2. 「設問名」に、「開催日」などと名称を設定します。
  3. 「選択肢」に開催日を半角で、2014/10/01 などと入力(複数開催日がある場合は、半角カンマ区切りで続けて入力)
  4. 「各選択肢に対応する表示ラベル」に、上記選択肢で入力した日付の表示ラベルを入力します。(上記3と同じでも可)
  5. 「メインタブのカレンダーに表示しますか?」を「表示する」に設定します。(メインタブカレンダーにも、この予約フォームの情報が表示されるようになります)
  6. すべて入力を終えたら、「保存」をクリックします。

【設問項目の並び順の変更】

設問の並び順の変更や、さらに必要な項目などがあれば追加します。

  1. 「開催日」などをドラッグ(マウスをクリックしたまま移動)して、任意の場所に移動します。
  2. 「並べ替えの反映」をクリックします。

 

以上の操作で設問の並び順を自由に変更することができます。

また、さらに設問項目を追加したい場合は、「+」アイコンをクリックして、新規設問項目作成で増やせます。

設問項目の設定を終えたら、画面最下部の「STEP3 受付後送信メール設定へ」をクリックします。



STEP3 受付後送信メール設定

次に予約受付時に自動で返信するご本人確認の為のメール内容や、イベント前に自動で送るリマインダーメールなどの設定を行います。

  1. 「受付後自動送信メール」の設定を行います。予約フォームから送信された直後に、自動で返信されるメールの内容です。お店に合わせてカスタマイズしてください。
  2. 「メール返信時の定型文」の設定を行います。ここで設定した内容が、予約された方への返信メール時のひな形として初期セットされますので、お店に合わせてカスタマイズしてください。
  3. 「予約リマインダーメール自動送信設定」を行います。ここで予約設定しておくと、予約日の前日に「明日お待ちしております」と言ったようなメールを自動的に送信することができます。お店に合わせてカスタマイズしてください。
  4. すべての設定を終えたら、「保存してSTEP4へ」をクリックします。

 


STEP4 受付後設定

STEP4では、お申込み受付後に画面に表示するメッセージや、お申込み受付時にその通知をメールで管理者の携帯などに通知する設定などを行います。

設定を終えたら、画面最下部の「保存してSTEP5へ」をクリックします。



STEP5 機能設定

STEP5ではアイコン設定など各種機能設定を行います。

 

  1. すべての設定を終え、一般に公開してよければ「WEBフォーム公開ステータス」を「公開」に設定します。
  2. 「登録完了する」をクリックします。

 

以上で予約受付WEBフォームを作成は完了です。




カレンダーにイベントを追加する

次にカレンダーに予約を受け付けるイベントを追加します。

  1. リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部オレンジ色の「ホームページ」タブ - 「カレンダー一覧」の順にクリックします。
  2. 新規作成の場合は「+」ボタンをクリックして新規カレンダー作成を、既存のカレンダーを使う場合は、カレンダー欄の鉛筆アイコンをクリックします。

 

  1. 予約を受け付けるイベント名を入力します。
  2. WEBフォームと予約数自動連携すると、予約状況により自動的にカレンダーに「〇、△、×」マークが表示されます。
    連携するWEBフォームの予約日項目を選択してください。予約状況のマークが自動的に切り替わります。
    例えば、予約上限が2、残少マーク表示割合が50%に設定した場合、

    〇:予約数が 0の時
    △:予約数が 1の時
    ×:予約数が2以上になった時

    と、マーク表示が自動的に切り替わります。

以上でカレンダーへのイベント追加は完了です。

 

 


お客様からイベントへの予約受付の流れ

実際のイベント予約受付の流れを説明します。

  1. お客様はホームページ上のカレンダーのイベント枠をクリックされます。

すると、イベントご予約フォームページへ遷移します。必要事項を入力後に送信されると、管理画面上に予約データが登録されます。また、公開ホームページ上のカレンダーの予約残数マークが自動的に更新されます。

 

 

お店側の対応は、リウムスマイル!管理画面メインカレンダー上に未処理のコンタクトデータが表示されます。

未処理の予約データをクリックして対応します。

 


  1. お客様にメールや電話などでコンタクトを取り、ご予約確定などを連絡をします。
  2. 対応状況により、状態を「処理済」などに変更します。
  3. 対応を終えたら、「保存」をクリックします。


対応を終えたメインカレンダーの表示は以下のようになります。

  1. コンタクトデータの状態が処理済マークに更新されます。
  2. お客様にメールで返信した場合、返信済マークが表示されます。
  3. イベント欄に現在予約中のお客様の人数が表示されます。