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  1. 簡単な予約管理システムとしての使い方

簡単な予約管理システムとしての使い方

ご予約フォームで予約を受け付け、お店側で空き状況を確認後お客様へご予約確定のメールをお送りするというような、簡単な予約管理を行う活用例をご説明します。


■準備編

ご予約フォームを作る
ご予約状況カレンダーを作る
表示の調整

■運用編

ご予約状況を確認し、お客様へご予約確定のお知らせメールを返信する



■準備編

ご予約フォームを作る

まず、ご予約を受け付けるWEBフォームを作成します。
ここでは一からご予約フォームを作成する手順をご説明しますが、お手本からホームページを作成されているほとんどの方は、その業種向けのご予約フォームが最初から用意されているかと思いますので、そちらをご自身のお店に合わせて修正していただくとさらに簡単です。

 

1.リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部のオレンジ色の「ホームページ」タブ - 「WEBフォーム一覧」 - 「+ 新規WEBフォーム作成」の順にクリックします。

2.STEP1 基本設定では、WEBフォーム種別を「ご予約フォームタイプ(一般向け)」を選択し、WEBフォームタイトルなどを設定して、「保存してSTEP2へ」をクリックします。

3.STEP2 設問設定画面では、予めご予約フォームに必要な設問項目がセットされています。修正の必要がある項目について編集し、よければ「STEP3受付後送信メール設定へ」をクリックします。

4.STEP3 受付後送信メール設定では、ご予約フォームに関連するメールの設定を行います。

@ご予約仮受付後、自動的に返信されるメールの内容を設定します。お客様のメールアドレスが間違っていないか、他人のいたずらでないかなどの確認の為にクリックしていただくご本人確認URLを記載しておきます。

Aメール返信時の定型文の設定を行います。ご予約確定メールのひな形を設定しておくと、返信時の作業が簡単になります。

B予約リマインダーメールの設定を行います。予約確定日の前日などに、お客様に予約日時のお知らせなどが自動的に送信することができます。※本機能を利用するには、メルマガ配信無制限オプションのご契約が必要となります。

Cすべて設定できたら、「保存してSTEP4へ」をクリックします。

 

5.STEP4 受付後設定では、仮予約を受け付けた直後の動作を設定します。

@仮予約をを受付後、画面に表示されるメッセージを設定します。

A受け付けした際に管理者へ通知する場合のメールアドレスを設定しておくと、予約があったことをお店の管理者の携帯にメールで知らせることができます。

B,CSTEP3で設定した自動返信メール本文中のご本人確認URLがクリックされた際に表示されるメッセージを設定します。

 

6.「保存してSTEP5へ」をクリックします。

7.STEP5 機能設定で、WEBフォーム公開設定を「公開」に設定して、「保存」をクリックするとご予約フォームの完成です。




ご予約状況カレンダーを作る

次に、ご予約の状況を表示しておくカレンダーを作成します。

ここでは一からご予約状況カレンダーを作成する手順をご説明しますが、お手本からホームページを作成されているほとんどの方は、その業種向けのカレンダーが最初から用意されているかと思いますので、そちらをご自身のお店に合わせて修正していただくとさらに簡単です。

 

1.リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部のオレンジ色の「ホームページ」タブ - 「カレンダー一覧」 - 「+ 新規カレンダー作成」の順にクリックします。

2.タイトルに「ご予約状況カレンダー」などと入力し、画面下部の「保存」をクリックします。

 

次に予約受付可能な日を登録します。

ここでは例として、定休日が月曜のサロンの場合の予約受付日を、5月1日から一ヶ月分登録する手順をご説明します。

 

1.上記手順で作成した「ご予約状況カレンダー」欄の「カレンダー表示・編集」をクリックします。

2.表示されたカレンダーの5月1日(登録する予約受付日の最初の日)欄の「+」ボタンをクリックします。

3.月曜以外を予約受付日として一ヶ月繰り返し登録します。

@「上記データを繰り返し作成する」にチェックを付けます。

A月曜以外にチェックを付けます。

Bタイトルに「○」など、受付可能であることを表す文字を入力します。

Cカレンダー上の「○」がクリックされた際に、最初に作ったご予約フォームが表示されるように「指定ページへ遷移」を選択します。

D「WEBフォーム一覧から選択する」ボタンをクリックして、一覧から「ご予約フォーム」をクリックします。

E「保存」をクリックします。

 

以上で、カレンダー上のご予約可能な日に○が表示され、それをクリックするとご予約フォームへ連携します。

 

 


表示の調整

作成したご予約フォームへのリンクや、ご予約状況カレンダーは、ホームページ上の任意のエリア(場所)に表示することができます。また、見栄えのカスタマイズも可能です。

ここでは、例として右サイド(エリア3)に、ご予約フォームへのリンクとご予約状況カレンダーを表示する手順をご説明します。


1.リウムスマイル!管理画面ログイン後、画面上部オレンジ色の「ホームページ」タブ - 画面右上「PCサイト プレビュー」の順にクリックし、プレビュー画面を開きます。

2.WEBフォームへのリンクやカレンダーを表示したいエリア付近の「表示項目の設定一覧」をクリックします。

3.【B】欄の「WEBフォームパーツ追加」をクリックし、ご予約フォームを選択します。

4.表示設定を行い、「保存」をクリックします。

5.【B】欄の「カレンダーパーツ追加」をクリックし、ご予約フォームを選択します。

6.表示設定を行い、「保存」をクリックします。

以上の表示設定で例のようにサイド(エリア3)に、ご予約カレンダーが表示されます。

最終的にエリア3の表示項目の設定一覧は、下図のようになります。

表示エリアに不要なパーツがある場合は、チェックを付けて「チェックをつけたパーツを表示解除」をクリックすると、そのエリアに表示されなくなります。



■運用編

ご予約状況を確認し、お客様へご予約確定のお知らせメールを返信する

ここまでの設定を終えたら、一度ご自身でお客様になりきって、ご予約フォームから送信して流れを確認してみましょう。

 

お客様からご予約フォームより送信されると、リウムスマイル!メインタブ画面が、下図のようになります。

@未処理のコンタクトデータ(処理していないご予約フォームからのデータ)の数が表示されます。
Aご予約フォームから送信された日に、ご予約フォームからのデータが未処理マークで表示されます。未処理マークをクリックすると、このご予約データの編集画面に飛びます。
Bご予約フォームからのデータの未処理件数が表示されます。ここをクリックすると、未処理のご予約データ一覧の画面に飛びます。

 


ご予約状況を確認して、ご予約日を確定し、お客様にご予約確定をお伝えするメールを返信する手順をご説明します。

1.カレンダー画面から返信したいご予約データの未処理マークをクリックします。

 

2.ご予約内容画面が表示されます。



@ご予約希望日右の「ご予約確定日時へコピー」をクリックすると、希望日の内容が確定日項目へコピーされます。

Aカレンダー表示アイコンをクリックすると、現在のご予約状況が入ったカレンダーが表示されます。このカレンダーで、ご予約の状況を確認し、ダブルブッキングなどが無いか確認することができます。また、この時カレンダー上の「○」マークを、「△」や「×」に更新しておくと、お客様に空き状況をお伝えできます。

B「ご予約確定日時をメールで返信」をクリックすると、ご予約されたお客様へメールを返信する画面へ飛びます。

 

3.前述のメール返信時の定型文で設定したものが、予めセットされたメール返信画面が開きます。

@ご予約確定をお知らせするメールを作成し、「確認」 - 「送信」の順にクリックして、メールを返信します。

 

4.ご予約確定のメールをお送りした後は、元のご予約データ編集画面に戻ります。

@ご予約確定のメールをお送りした後は、状態を「処理済」などに変更しておきます。

A「保存」をクリックします。

 


ご予約確定の処理をした後は、リウムスマイル!メインタブ画面が、下図のように変わります。

@ご予約フォームから送信された日のデータが、「未処理」から「処理済」マークに変わります。
Aご予約確定日に、赤い波線でご予約データが表示されます。