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  1. WEBフォームからのお問い合わせにメールで返信する

WEBフォームからのお問い合わせにメールで返信する

ホームページに設置したWEBフォームからのお問い合わせにメールで返信する手順をご説明します。

お客様から予約希望日時を聞いて、空きを確認後に確定メールを返信する流れは、こちらの予約管理システムとしての使い方をご覧ください。

 

1.未処理のコンタクトデータの確認

2.コンタクトデータを表示して内容を確認する

3.コンタクトデータの編集画面を開く

4.返信メールの作成

5.返信メール内容の確認

6.コンタクトデータの状態を処理済に更新する

7.メインタブのコンタクトデータの状態を確認



1.未処理のコンタクトデータの確認

まず、WEBフォームからお問い合わせがあると、リウムスマイル!管理画面のメインタブの以下の箇所に、未処理のコンタクトデータがあることが表示されます。

※下図の場合は、未処理のコンタクトデータは一件で、すべて同じコンタクトデータを指しています。

1.すべてのコンタクトデータの中で、現在「未処理」状態のデータ件数が表示されます。

2.WEBフォームごとのコンタクトデータ件数が表示されます。

3.日ごとのコンタクトデータが表示されます。

 

3をクリックすると、WEBフォームに入力された内容が表示されます。



2.コンタクトデータを表示して内容を確認する

WEBフォームに入力された内容が表示されます。メールで返信するには、画面下部の「詳細」をクリックしてコンタクトデータの編集画面を表示します。



3.コンタクトデータの編集画面を開く

ここではコンタクトデータの確認、編集、印刷、メールで返信など、コンタクトデータに関する様々な機能を使うことができます。

E-MAIL欄の「メールで返信」をクリックして、返信メールの作成画面へ移ります。



4.返信メールの作成

WEBフォームに入力された内容が引用文として予め本文にセットされた状態で、メール送信予約画面が開きますので、返信文を作成して、画面下部の「確認」をクリックしてメール確認画面へ進みます。



5.返信メール内容の確認

返信メールの内容を確認し、画面下部の「送信」をクリックすると、メールが送信されます。



6.コンタクトデータの状態を処理済に更新する

メール送信後、再びコンタクトデータの編集画面に戻ってきます。ここで、コンタクトデータの「状態」を「処理済」などに変更し、必要であれば「備考」にメモを残し、画面下部の「保存」をクリックします。



7.メインタブのコンタクトデータの状態を確認

ここまでの操作で、お問い合わせに対してメールで返信し、元のコンタクトデータの状態を「未処理」から「処理済」に更新されてました。

メインタブ画面は、上図のように元の未処理コンタクトデータが処理済アイコンに変わります。